Aan de Rietveldstraat in Zwolle staat een uitnodigend, modern bedrijfspand waarin Huisdiervoordeelshop is gevestigd met het hoofdkantoor en centrale magazijn.Hier werken de derde en vierde generatie van de familie Witteveen dagelijks

samen met hun toegewijde team. Niet zonder succes, het gaat ronduit goed met Huisdiervoordeelshop. In deze case study bekijken we het succes van de onderneming van dichtbij en in het bijzonder de rol van automatisering daarin.

Historie
In 1925 werd de onderneming opgericht als fourage handel voor de agrarische sector. Het bedrijf groeide door met dierenspeciaalzaken. De huidige directeur- grootaandeelhouder, Albert Witteveen, kwam eind jaren negentig tot de conclusie dat het roer om moest. Er was te weinig onderscheidend vermogen ten opzichte van grote ketens van dierenspeciaalzaken, supermarkten en de nieuwe online shops. Onder zijn leiding is de transitie doorgevoerd van Witteveen Dierenspeciaalzaken naar het eigentijdse Huisdiervoordeelshop. Dit in nauwe samenwerking met zijn echtgenote, Frieda Witteveen. Als voordeelformule biedt Huisdiervoordeelshop tot op de dag van vandaag een duidelijke toegevoegde waarde ten opzichte van de concurrentie.

Strategie
Jarik Witteveen, master of science in bedrijfseconomie en accountancy, is spin in het web binnen het familiebedrijf: “Als Huisdiervoordeelshop kiezen we bewust en nadrukkelijk voor de strategie van cost leadership. Vergelijk ons maar met Action. Door zeer scherp in te kopen en nauwlettend te sturen op kosten en marge hebben we een positie als cost leader opgebouwd in de branche. In de winkels hebben we alles geschrapt wat onnodig of kostbaar is, bijvoorbeeld levende have en luxe artikelen. We hebben zeer scherpe afspraken met 8 vaste leveranciers. Ondanks dat we een middelgrote speler zijn krijgen we toch de allerbeste condities gegund, omdat er vertrouwen is dat we weten wat we aan het doen zijn. Voor ons eigen private label importeren we containers uit China, dat regel ik persoonlijk, daar kan qua marge helemaal niks tegenop.”

Structuur
De onderneming telt momenteel 10 winkels en een centraal magazijn. Verdere toekomstige groei wordt niet uitgesloten, in de woorden van Jarik: “We gaan voor rustige, autonome groei, we pakken kansen als ze zich voordoen”. De winkels staan onder leiding van bedrijfsleiders. Rielou Witteveen is werkzaam als formulemanager en bezoekt veelvuldig de winkels. Circa 30% van het assortiment wordt geleverd uit het eigen centrale magazijn. Ook interfiliaal leveringen verlopen via het centrale magazijn, zodat het hoofdkantoor overzicht en controle houdt. De overige 70% wordt door de winkels besteld bij de vaste leveranciers en rechtstreeks geleverd.

huisdiervoordeelshop_case_1

Automatisering
Bij de vraag wat de automatisering doet voor de onderneming gaat Jarik er eens goed voor zitten: “Wij zijn geautomatiseerd met retail platform ASPOS van Valk Solutions. ASPOS is leidend in ons hele verkoopproces, inclusief bestellen en voorraadbeheer, zowel in de winkels als centraal. De winkels bestellen met een besteladvies op min / max waardes. De voorraadwaarde wordt geoptimaliseerd doordat ASPOS stuurt op omloopsnelheid. Hier zie ik duidelijk resultaat van, de totale voorraadwaarde is met zo’n 20% afgenomen, bij gelijkblijvende of zelfs hogere omzetten. We zoeken daarbij de grens op dat we niet tegen lege schappen en nee verkoop aanlopen. Zo draagt ASPOS bij aan ons cost leadership. We doen alles met het systeem, nou ja, bijna alles en daar komt steeds meer bij. Bijvoorbeeld de Exact boekhouding is gekoppeld met ASPOS, en we gaan de ASPOS urenregistratie koppelen met onze personeelsadministratie.”

Voorraadbeheer
“De voorraden in de winkels worden niet meer jaarlijks ineens geteld, dat was altijd een heel gedoe en je liep achter de feiten aan. In ASPOS hebben we een centraal gestuurde periodieke roll-over telling, zodat we elk half jaar de hele winkel geteld hebben. Het uitwisselen van voorraden tussen de winkels, bijvoorbeeld van artikelen die over datum dreigen te raken, wordt keurig bestuurd met ASPOS. Vroeger ging dat met excel lijsten, dat hoeft nu niet meer. Ook het centrale magazijn draait op ASPOS, compleet met picklijsten en digitale facturatie van de winkels. Door alle processen maximaal automatiseren en te integreren in ASPOS hebben we op het hoofdkantoor een hele arbeidskracht bespaard. Dat is verhoudingsgewijs veel in ons kleine team.”

Inkoopprijzen
De inkoopprijzen zijn strikt vertrouwelijk bij Huisdier- voordeelshop. “In ASPOS werkt dat heel fijn met gebruikers- profielen en autorisaties. Je kunt precies instellen wie welke informatie mag zien en wie welke handelingen mag uitvoeren. Zo hebben we onderscheid gemaakt tussen parttimers, invallers, bedrijfsleiders en hoofdkantoor. Mede- werkers loggen individueel in op het systeem en beschikken dan over de rechten die bij hun functie horen. Bijvoorbeeld retouren mogen niet door parttimers geboekt worden. En inkoopprijzen zijn alleen op het hoofdkantoor toegankelijk. Franco stellen we ruim in zodat bedrijfsleiders daar altijd boven blijven met hun bestellingen.”

Margesturing
Marges zijn uiterst belangrijk in deze voordeelformule. Men doet nauwkeurige faktuurcontroles tot achter de komma. De grotere leveranciers ondersteunen digitale pakbonnen, die automatisch worden klaargezet in ASPOS. Jarik: “Inkoopfakturen staan met feitelijke maatwerk kortingsafspraken in ASPOS. Zodat we kunnen beschikken over rapportages met echte feitelijke marges. We zijn ook heel blij met het ASPOS business intelligence dashboard op basis van Qlikview. Daar maken we veelvuldig gebruik van. In nieuwe versies van ASPOS komen steeds meer verbeteringen en vernieuwingen beschikbaar, waardoor we nog meer kunnen integreren en tijd besparen.”

Private Cloud
De voordelen van een cloud systeem? Jarik schudt ze zó uit zijn mouw: “Alles gaat sneller. Cijfers zijn direct online en realtime beschikbaar. Je kunt direct meekijken als transacties binnenkomen in een winkel. Niet dat we dat vaak doen, maar het kan wel. In een folderperiode, of bij een nieuwe winkel kan dat nuttig zijn, het geeft inzicht en controle. En we hebben geen centrale server meer nodig hier op het hoofdkantoor. Dat regelt Valk Solutions nu voor ons, zij hosten onze werkplekken in de private cloud, heel betrouwbaar in het beveiligde datacenter van XS4All. Nieuwe medewerkers kunnen gewoon op IP adres toegevoegd worden, en thuiswerkplekken ook. Dat is echt geniaal.”

Service
Jarik Witteveen: “We zijn tevreden over de service van Valk Solutions. We hebben een vaste consultant als contactpersoon die onze onderneming goed kent en weet wat we belangrijk vinden. Op de Klantenservice kun je terecht voor storingen en gebruikersondersteuning als onderdeel van het service contract. We merken dat de Klantenservice goed georganiseerd is, ze werken met tickets waar bewaking op zit en waar je terugkoppeling over krijgt, dat gaat prima. We waren een vroege ASPOS klant, dat wil zeggen dat we als één van de eerste klanten van Valk Solutions overstapten. Zo’n overstap vraagt energie van beide kanten, er is goed geluisterd naar onze aanbevelingen, die grotendeels zijn meegenomen in nieuwe versies. Deze nieuwe versies zijn onderdeel van het service contract, zodat je elk jaar verbeteringen krijgt doorgevoerd.”

Conclusie
Uit deze case study komt een prachtig familiebedrijf naar voren waar mensen met veel zorg en aandacht werken en ondernemen. De strategie van cost leadership staat als een huis en is onverminderd actueel. De rol van automatisering daarin is belangrijk gebleken. Door goed gebruik van ASPOS heeft Huisdiervoordeelshop uitstekend grip op kosten en marges. De voorraden zijn substantieel lager dan voorheen, en men heeft een besparing op personeelskosten kunnen doorvoeren. De perspectieven voor de toekomst zijn goed. Valk Solutions complimenteert Huisdiervoor- deelshop met het succes en wenst hen hele goede zaken toe in de toekomst.

huisdier-voordeelshop

Zwolle – Montfoort, mei 2016
Huisdiervoordeelshop Centrale Diensten B.V.
Rietveldstraat 16 | 8013 RW Zwolle
huisdiervoordeelshop.nl