Door Valk Solutions BV, gevestigd te 3417 XT Montfoort aan de Vlasakker 5 en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in Utrecht onder nummer 30209227, worden privacygevoelige gegevens verwerkt, ook wel persoonsgegevens genoemd. Valk Solutions acht een zorgvul-dige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonsgegevens worden dan ook zorgvuldig door ons verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen van de Nederlandse privacy wetgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoons-gegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden onze relaties aan om deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Doeleinden van verwerking

Persoonsgegevens worden door Valk Solutions verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Communicatie met (potentiële) klanten, waaronder een verkoop- of adviesgesprek;
  • Informatievoorziening, waaronder het versturen van een nieuwsbrief of servicebericht;
  • Tot stand brengen en uitvoeren van een overeenkomst met klanten, zijnde retailers;
  • Tot stand brengen en uitvoeren van een overeenkomst met leveranciers (van klanten);
  • Oplossen van storingen en bieden van ondersteuning aan gebruikers van onze software;
  • Uitrollen, (de)activeren of aanpassen van onze producten en diensten;
  • Analyseren van statistieken en optimaliseren van onze producten en diensten;
  • Faciliteren van toegang tot informatie, bijvoorbeeld handleidingen op onze website;
  • Monitoren en auditeren van de performance van onze platformen en systemen;
  • Ondersteunen van klanten bij wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht;
  • Afnemen van een klant- of medewerkerstevredenheidsonderzoek;
  • Vastleggen van interesse in ons als toekomstige werkgever, klant of leverancier;
  • Vastleggen van persoonsgegevens voor de personeels- en salarisadministratie.

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het bezoeken van onze website of het gebruiken van onze producten en diensten verkrijgen wij bepaalde gegevens. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij bewaren en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven, in het kader van de door u gevraagde dienst, of waarvan bij opgave in redelijkheid duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om te verwerken.

Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

  • Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie;
  • Organisatie waar u werkt en (werk)adres;
  • Naam en contactgegevens van contactpersonen binnen uw organisatie;
  • (Zakelijk) rekeningnummer, KvK registratienummer en BTW nummer;
  • IP-adres, gebruikersnaam en wachtwoord, klantnummer, leverancierscode;
  • Informatie over contracten met klanten en leveranciers;
  • Informatie over offertes aan (potentiële) klanten of van (potentiële) leveranciers;
  • Informatie over de (status van) door u afgenomen diensten en vragen daarover;
  • Informatie over door u gemelde storingen en ondersteuningsverzoeken;
  • E-mail voorkeuren;
  • Informatie over door u ingediende klachten in het kader van kwaliteitsverbetering;
  • CV’s, kopie diploma’s en referenties van sollicitanten en personeelsleden;
  • Identiteitsbewijs, bankrekeningnummer en VOG van gecontracteerd personeel;
  • Andere informatie die u ons verstrekt per telefoon, e-mail of contactformulier.

Bovenstaande persoonsgegevens worden gebruikt voor de eerder genoemde doeleinden. Wij verwerken deze persoonsgegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben als klant, leverancier of medewerker.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens om de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden te bereiken. Om (ex-)klanten te ondersteunen bij het voldoen aan hun fiscale bewaarplicht bewaren wij de betreffende gegevens minimaal 7 jaar tenzij anders verzocht door de (ex-) klant. Gegevens over sollicitanten worden niet langer bewaard dan gedurende de duur van de sollicitatie procedure tenzij deze uitmondt in een dienstverband.

Verstrekking aan derden

Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij:

  • U hiervoor toestemming heeft gegeven, bijvoorbeeld voor marktonderzoek, of
  • Als het noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u met Valk Solutions heeft gesloten, in welk geval wij toezien op de vertrouwelijke behandeling van uw persoonsgegevens door de betreffende derde, of
  • Als dit wettelijk verplicht is, zoals bij een politie- of justitieel onderzoek.

Cookies

Als u daarvoor toestemming geeft maken wij gebruik van cookies op onze websites. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij het eerste bezoek aan de website worden opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken optimaliseren de technische werking van de website en bevorderen uw gebruiksgemak. Daarnaast maken wij gebruik van Google Analytics om het bezoek aan onze website te analyseren en passende verbeteringen door te voeren. De informatie uit Google Analytics is anoniem en niet herleidbaar naar u als bezoeker. Voor meer informatie zie de privacyverklaring van Google.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links vanaf onze websites bezocht kunnen worden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens deze websites te gebruiken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om de verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van wijzigingen op de hoogte bent.

Uw privacy rechten

Als u een overeenkomst heeft met Valk Solutions, heeft u de mogelijkheid om uw persoonlijke gegevens in te zien. U kunt hiervoor een schriftelijk verzoek indienen met ons contactformulier of per e-mail naar support@valksolutions.nl. Indien de gegevens niet kloppen of niet (langer) nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, kunt u Valk Solutions opdracht geven om gegevens te wijzigen of verwijderen. Bij een dergelijk verzoek kunnen wij u controle vragen stellen om zeker te zijn van uw identiteit.

Autoriteit Persoonsgegevens

Als u klachten heeft over de verwerking door Valk Solutions van uw persoonsgegevens kunt u op grond van de privacy wet een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Heeft u vragen? Dan kunt u terecht bij onze Klantenservice via het contactformulier, of per e-mail support@valksolutions.nl. Ook kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming of de security officer via informatiebeveiliging@valksolutions.nl.

Montfoort, augustus 2018